Privacy
Privacyverklaring Administratiekantoor Adviss
Administratiekantoor Adviss, gevestigd aan Kabelweg 1 (kamer 0.17), 1271 AN Huizen, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.
Contactgegevens
Contactgegevens:
https://www.adviss.nl
Kabelweg 1, kamer 0.171271
127AN Huizen Nederland
Tel 06-14446011
E-mail kantoor@adviss.nl
KvK-nummer 32075934
Administratiekantoor Adviss heeft geen Functionaris Gegevensbescherming aangesteld; dat is voor een kantoor van onze omvang niet verplicht. Voor vragen over privacy kunt u terecht bij Hans Visser, bereikbaar via kantoor@adviss.nl of 06-14446011 (maandag tot en met donderdag van 9.00 tot 17.00 uur en vrijdag van 9.00 tot 16.00 uur).
Persoonsgegevens
Administratiekantoor Adviss verwerkt uw persoonsgegevens doordat u gebruik maakt van onze diensten en/of omdat u deze zelf aan ons verstrekt. Wij werken voor zzp’ers en ondernemers in het klein MKB. Voor hen verzorgen wij de boekhouding, het samenstellen van de jaarrekening, de belastingaangiften (btw, inkomstenbelasting en vennootschapsbelasting) en de loonadministratie.
Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken.
Van klanten en hun contactpersonen:
- Voor- en achternaam
- Adres- en vestigingsgegevens
- Telefoonnummer
- E-mailadres
- Bedrijfsgegevens, zoals KvK-nummer, btw-identificatienummer en bankrekeningnummer
- Burgerservicenummer (BSN), voor zover nodig voor uw belastingaangiften
- Financiële gegevens uit uw administratie, zoals facturen, bonnen en bankafschriften
- Gegevens die nodig zijn voor uw aangifte inkomstenbelasting, zoals inkomen, vermogen, de eigen woning en gegevens van uw fiscale partner
- Een kopie van uw identiteitsbewijs
Van werknemers van klanten, als wij de loonadministratie verzorgen:
- Voor- en achternaam, adres en geboortedatum
- Burgerservicenummer (BSN) en een kopie van het identiteitsbewijs (wettelijk verplicht voor de loonadministratie)
- Gegevens over het dienstverband, zoals functie, salaris, uren en verlof
- Bankrekeningnummer
- Gegevens over loonheffingskorting en pensioen
Van bezoekers van onze website:
- IP-adres
- Internetbrowser en apparaattype
Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens
Administratiekantoor Adviss verwerkt in principe geen bijzondere persoonsgegevens, zoals gegevens over gezondheid, godsdienst of afkomst. Het burgerservicenummer (BSN) is wel een gevoelig gegeven. Wij gebruiken het BSN alleen waar de wet dat voorschrijft, zoals bij belastingaangiften en de loonadministratie.
Onze website en/of dienst heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar, tenzij ze toestemming hebben van ouders of voogd. We kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder dan 16 is. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen. Bent u ervan overtuigd dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via kantoor@adviss.nl, dan verwijderen wij deze informatie. In de loonadministratie kunnen gegevens van minderjarige werknemers voorkomen. Die verwerken wij alleen in opdracht van de werkgever en voor zover dat nodig is voor de loonadministratie.
Met welk doel en o.b.v. welke grondslag
Administratiekantoor Adviss verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:
- U te kunnen bellen of e-mailen indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren (uitvoering van de overeenkomst)
- Het voeren van uw boekhouding en het samenstellen van uw jaarrekening (uitvoering van de overeenkomst)
- Het voorbereiden en indienen van uw aangiften btw, inkomstenbelasting en vennootschapsbelasting (uitvoering van de overeenkomst en wettelijke verplichting)
- Het verzorgen van de loonadministratie, inclusief de aangifte loonheffingen, voor werkgevers (uitvoering van de overeenkomst en wettelijke verplichting)
- Het opstellen en versturen van facturen voor onze werkzaamheden (uitvoering van de overeenkomst)
- Het voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals de fiscale bewaarplicht en de identificatieplicht (wettelijke verplichting)
- Het veilig en goed laten werken van onze website (gerechtvaardigd belang)
Verwerken wij persoonsgegevens in uw opdracht, zoals de gegevens van uw werknemers in de loonadministratie? Dan bent u als klant verwerkingsverantwoordelijke en treedt Administratiekantoor Adviss op als verwerker. De afspraken hierover leggen wij met u vast in een verwerkersovereenkomst.
Geautomatiseerde besluitvorming
Administratiekantoor Adviss neemt geen besluiten op basis van geautomatiseerde verwerkingen over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma’s of -systemen, zonder dat daar een mens tussen zit. Administratiekantoor Adviss gebruikt wel de volgende computerprogramma’s of -systemen om de werkzaamheden uit te voeren; de uitkomsten worden altijd door ons gecontroleerd:
- AFAS Profit (SB). Voor de boekhouding en de jaarrekening. Via een co-working licentie kunnen klanten zelf meewerken in hun eigen administratie.
- Nmbrs. Voor de loonadministratie, de loonstroken en de aangifte loonheffingen.
- Programma voor de btw-, IB- en Vpb-aangiften: AFAS Profit
Alleen de gegevens die nodig zijn voor de opdracht worden in deze applicaties gebruikt. Klanten die meewerken in AFAS Profit krijgen alleen toegang tot hun eigen administratie.
Hoe lang we persoonsgegevens bewaren
Administratiekantoor Adviss bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld, of zolang de wet dat voorschrijft. Wij hanteren de volgende bewaartermijnen voor de volgende (categorieën) van persoonsgegevens:
| Gegevens | Termijn | Reden |
| Administratie, jaarrekeningen en belastingaangiften | 7 jaar | Wettelijke fiscale bewaarplicht |
| Loonadministratie en loonstroken | 7 jaar | Wettelijke fiscale bewaarplicht |
| Kopie identiteitsbewijs werknemers | 5 jaar na het einde van het kalenderjaar waarin het dienstverband eindigde | Wettelijke verplichting loonheffingen |
| Identificatiegegevens klanten | 5 jaar na het einde van de opdracht | Wettelijke verplichting (Wwft) |
| Naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer klant | 7 jaar na het einde van de opdracht | Facturen en fiscale bewaarplicht |
| Contact per e-mail of telefoon zonder opdracht | Zolang nodig om uw vraag af te handelen | Beantwoorden van uw vraag |
| Serverlogs website | Beperkte periode, volgens het beleid van de hostingpartij | Beveiliging van de website |
Eindigt de opdracht, dan dragen wij uw administratie op uw verzoek over aan u of aan een door u aangewezen partij.
Delen van persoonsgegevens met derden
Administratiekantoor Adviss verstrekt uw gegevens uitsluitend aan derden en alleen als dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met u of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Wij verkopen uw gegevens nooit. Het gaat om de volgende partijen:
- De Belastingdienst, voor het indienen van aangiften namens u
- AFAS Software (AFAS Profit) en Nmbrs, de leveranciers van de software waarin wij de boekhouding en de loonadministratie verwerken
- Onze e-mailproviders Microsoft (Microsoft 365/Outlook) en TransIP, voor het ontvangen en versturen van berichten en documenten. Microsoft kan gegevens ook buiten de Europese Unie verwerken; dat gebeurt binnen de EU of op basis van passende waarborgen, zoals het EU-VS Data Privacy Framework. TransIP is ook de hostingpartij van onze website.
- Eventuele andere partijen, zoals een pensioenuitvoerder, alleen in opdracht van de werkgever
Met partijen die in onze opdracht uw gegevens verwerken, sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens.
Cookies, of vergelijkbare technieken
De website van Administratiekantoor Adviss plaatst voor bezoekers geen tracking-, analyse- of marketingcookies. Op de website kunt u niet inloggen en er is geen klantportaal. Alleen beheerders die ingelogd zijn om de website te onderhouden, krijgen strikt noodzakelijke, functionele cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan een website wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone. U kunt uw internetbrowser zo instellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen.
Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen
U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen, voor zover wij ze niet wettelijk moeten bewaren. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door Administratiekantoor Adviss en heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van u hebben in een computerbestand naar u of een ander, door u genoemde organisatie, te sturen.
U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering of gegevensoverdracht van uw persoonsgegevens, of een verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar kantoor@adviss.nl. Bellen kan ook: 06-14446011.
Om er zeker van te zijn dat het verzoek door u is gedaan, kunnen wij u vragen een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van uw privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op uw verzoek.
Administratiekantoor Adviss wil u er tevens op wijzen dat u de mogelijkheid heeft om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/zelf-doen/gebruik-uw-privacyrechten/klacht-melden-bij-de-ap
Hoe wij persoonsgegevens beveiligen
Administratiekantoor Adviss neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Zo doen wij dat:
- Documenten die u per e-mail aanlevert, slaan wij op een beveiligde kantoorcomputer op.
- AFAS Profit en Nmbrs zijn beveiligde online omgevingen. Toegang is alleen mogelijk met persoonlijke inloggegevens.
- Alleen personen die de gegevens voor hun werk nodig hebben, hebben toegang.
- Wij houden de software op onze computers up-to-date.
Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact met ons op via kantoor@adviss.nl of 06-14446011.
Deze privacyverklaring is voor het laatst bijgewerkt op 18 oktober 2026.